厦门SEDEX验厂现场审核需准备哪些核心文件 Macys验厂前对企业的评估及准备工作

基础文件（所有审核类型通用）

1. 公司资质文件

   营业执照（需与生产地址一致，租赁厂房需提供租赁合同及产权证明）。

   消防验收证明（含消防设施年检记录及至少半年一次的消防演习报告）。

   社会保险与公积金缴费凭证（需全员覆盖，地方政策强制公积金缴纳时需同步提交）。

2. 员工管理文件

   劳动合同（全体员工签署，含薪资结构、工时条款；未成年工需额外登记备案）。

   员工花名册及人事档案（含身份证复印件、入职日期、岗位等信息）。

   考勤记录（近12个月完整记录，标注正常工时、加班时长及调休情况，避免单日超12小时或月加班超36小时）。

   工资凭证（工资条需列明基本工资、加班费、扣款明细，并通过银行转账发放，留存转账凭证）。

   工时制度文件（如实行综合工时制，需提供劳动局审批文件）。

3. 健康与安全文件

   职业健康体检报告（电镀、喷漆等高风险岗位员工每两年更新一次）。

   安全培训记录（机械设备操作培训签字记录、急救药箱检查记录、劳保用品发放签收表）。

   特种设备检测证书（如电梯、压力容器年检合格证）。

   化学品MSDS（安全技术说明书）及存储记录（需与现场品类一致）。

2P审核（基础版）核心文件

1. 劳工权益文件

   禁止使用童工/强迫劳动的政策声明（需管理层签字）。

   奖惩记录（含警告通知、处罚决定等）。

   工会组织会议纪要（如有工会需提供）。

2. 健康与安全文件

   近3个月安全检查记录（含设备维护台账、隐患整改记录）。

   应急预案（含火灾、化学品泄漏等场景）及演练记录（含照片、签到表）。

   消防设施布局图（标注灭火器、消防栓、安全出口位置）。

4P审核（进阶版）额外文件

1. 环境管理文件

   排污许可证（如涉及化学品使用需提供）。

   环境影响评价报告（需huanbaobumen盖章确认）。

   污染物检测报告（一年内有效的废水、废气、噪音第三方检测报告）。

   危废处理合同（与具备资质的单位签订，并保存转移联单）。

   能源消耗台账（水、电、燃气月度统计表，需与财务报表能耗成本项匹配）。

2. 商业道德文件

   反商业贿赂政策文件（要求全员签署承诺书）。

   供应商行为准则协议（关键供应商需签署，并保留评估记录）。

   商业贿赂防范制度及培训记录（对采购部门开展年度培训）。

文件准备要点

1. 真实性：所有文件需与现场实际运营一致，避免伪造记录（如工资单需与银行转账记录匹配）。

2. 完整性：覆盖审核周期内（通常12个月）的所有关键数据（如劳工合同需包含所有在职员工）。

3. 可追溯性：文件需按时间顺序归档，便于审核员快速调取（如将每月工资单按年份-月份分类存放）。

4. 多语言支持：若买家为跨国企业，需提供英文翻译件（加盖公章）。

5. 数字化管理：使用ERP系统存储电子文件（如工资单、设备维护记录），设置分级权限（如管理层可修改，普通员工仅查看）。